Em qualquer empresa, é fundamental garantir a alta qualidade dos serviços prestados, mas nas Clínicas Odontológicas isso é ainda mais importante, pois se trata de um estabelecimento de saúde. Para que isso seja possível, é preciso adotar o protocolo de atendimento Odontológico.
Existem diversos protocolos e cada um deles contribui de uma forma diferente para a padronização dos processos da Clínica. O protocolo de atendimento Odontológico é o conjunto de regras, normas e diretrizes que padronizam ou sistematizam as atividades diárias.
Apesar de existirem vários, alguns são considerados os principais e não podem faltar no planejamento. Neste artigo, listamos quais são esses protocolos principais para que você possa entender a importância que cada um tem. Continue lendo.
Para que serve o protocolo Odontológico?
Imagine a recepção de uma Clínica Odontológica com três atendentes e cada uma delas realizando os atendimentos de uma forma diferente. A falta de padronização dos processos certamente vai prejudicar o trabalho da equipe e os serviços oferecidos, levando a erros, falhas e ao comprometimento da experiência do Cliente.
Esse é apenas um dos exemplos de problemas que podem acontecer quando não é adotado um protocolo de atendimento Odontológico. Como você viu, ele contribui com a sistematização de uma determinada atividade, garantindo que ela sempre aconteça dentro de regras, normas e padrões preestabelecidos.
O protocolo de atendimento Odontológico também facilita o dia a dia automatizando atividades, pois apresenta como tudo precisa ser realizado, sempre da mesma maneira, não importando quem vai realizar a tarefa.
Na hora de estabelecer o protocolo de atendimento Odontológico são seguidos padrões de qualidade. Sendo assim, a implementação dele garante que os serviços sempre aconteçam com a mesma qualidade que deve ser apresentada para o Cliente.
Vale ressaltar que o protocolo Odontológico também tem a função de manter a lucratividade, reduzir custos e promover a segurança de todos, uma vez que ele pode estar relacionado com normas de biossegurança.
Como o protocolo Odontológico é criado?
O protocolo de atendimento Odontológico é criado com base nas etapas que compõem um determinado processo. Pensando no agendamento de consultas, por exemplo, existe uma sequência de ações que precisam ser realizadas para que ele aconteça de fato. Posteriormente podem ocorrer situações que levam à necessidade de um reagendamento desse Cliente.
As decisões que serão tomadas nessas circunstâncias dependem de variáveis, e deve existir uma padronização para que tudo sempre aconteça da mesma forma, com a mesma qualidade de atendimento.
Portanto, a criação de um protocolo depende, primeiro, da definição das etapas do processo. Podem ser criados os fluxogramas para isso, a fim de tornar esse processo mais visual.
O protocolo de atendimento Odontológico pode ser disponibilizado para a equipe dessa maneira, no formato de um fluxograma. É interessante manter à disposição para consulta digital, como por meio de plataformas de atividades.
Também podemos utilizar o protocolo para configuração de sistemas ou aplicativos utilizados no gerenciamento da Clínica. O mais importante é que a equipe esteja ciente de como as coisas devem acontecer e tenham esse material à sua disposição para consulta, caso surjam dúvidas.
Quais são os principais protocolos Odontológicos?
Agora que você já compreendeu o que é o protocolo de atendimento Odontológico, chegou a hora de conhecer os principais que não podem faltar na Clínica. Veja a seguir.
Ficha clínica e termo de consentimento
Esse protocolo visa definir uma padronização para o preenchimento e o armazenamento da ficha clínica e do termo de consentimento. Com ele, garantimos mais produtividade para o Dentista e a sua equipe, além de evitar problemas jurídicos.
Para isso é preciso, por exemplo:
- criar uma ficha universal;
- solicitar ao Cliente o preenchimento logo na primeira consulta;
- solicitar a assinatura;
- definir o momento em que as fichas serão atualizadas;
- estabelecer um sistema de conferência do modo como as fichas foram preenchidas.
Atendimento clínico
Aqui é estabelecido o modo como acontece a rotina da Clínica, inclusive quando o gestor ou o Dentista não está presente. Basicamente, lista todos os serviços, os Tratamentos e o modo como os atendimentos devem ser conduzidos.
É um protocolo importante para que a equipe consiga dar continuidade ao trabalho mesmo sem um líder. Também para estabelecer um sistema durante cada consulta. Desse modo, Dentistas colaboradores saberão como as etapas devem seguir para manter a qualidade dos serviços.
Com esse protocolo tudo fica muito mais organizado, e o Cliente percebe que existe uma padronização na Clínica. Assim, sente mais confiança e segurança no atendimento.
Biossegurança
Esse protocolo é indispensável para que a Clínica Odontológica seja bem-sucedida e garanta a proteção de todos que trabalham ali ou consomem os serviços prestados. Deve se basear em normas de biossegurança, envolver todos os setores de atividades e profissionais relacionados a eles.
Existem protocolos de biossegurança específicos, por exemplo, para:
- esterilização;
- controle de estoque;
- limpeza e higienização;
- desinfecção; entre outros.
Além de estabelecer o modo como as ações devem ser realizadas, esse protocolo de atendimento Odontológico também precisa definir a periodicidade ideal e outros detalhes que vão garantir a sua boa execução.
Urgência
As situações de urgência Odontológica são bastante comuns, mas nem sempre o tema é devidamente tratado. Porém, é importante estabelecer um protocolo de atendimento Odontológico nesses casos para oferecer a atenção adequada ao Cliente, que muitas vezes está abalado e sensibilizado.
Esse protocolo é fundamental porque tem como base pesquisas científicas com foco em unificar as condutas clínicas. Visa aumentar a resolutividade dos casos, minimizar a necessidade de novas consultas e a quantidade de internações hospitalares.
Atendimento ao Cliente
Contribui de forma significativa para garantir a padronização e a organização na hora de atender ao público. Por isso, também impacta na imagem da Clínica e na experiência do Cliente.
Aqui, precisamos determinar uma série de detalhes, como:
- conduta do atendente na hora de agendar a primeira consulta;
- palavras que devem ser evitadas;
- vestimenta do atendente e do restante da equipe;
- sistema de confirmação ou reagendamento de consultas;
- recepção do Cliente pelo próprio Dentista; entre outros.
Nesse protocolo, também podemos incorporar ações e condutas que aumentem a humanização do atendimento. Isso vai complementar a qualidade dos serviços que estão sendo prestados para que o Cliente tenha uma boa impressão da Clínica.
Como implementar um protocolo Odontológico?
Você viu como o protocolo de atendimento Odontológico é criado, mas para que ele seja implementado com sucesso, antes, é preciso estabelecer quais protocolos são necessários. Então, reúna sua equipe para colher ideias e levantar discussões acerca daquilo que precisa ser melhorado.
É muito válido fazer pesquisas com os próprios Clientes para entender aquilo que está alcançando sua satisfação, obter sugestões de melhorias e verificar aspectos que não estão sendo bem atendidos.
Não se esqueça de que o protocolo de atendimento Odontológico precisa ser revisto periodicamente, a fim de acompanhar as novas regras e determinações de órgãos reguladores, e até mesmo as tendências de mercado e as mudanças de comportamento e expectativas do público. Dessa forma, os serviços e atendimentos prestados estarão sempre bem alinhados.
Adotar o protocolo de atendimento Odontológico é essencial para garantir mais produtividade e a adequação dos serviços prestados, trazendo, inclusive, mais segurança para todos. Por isso, implemente-o em sua Clínica, pois também vai melhorar a experiência dos Clientes e trazer-lhe sucesso.
Gostou do conteúdo? Então compartilhe nas redes sociais para que seus contatos também descubram a importância dos protocolos nas Clínicas Odontológicas.
