Um dos principais objetivos de quem se forma em Odontologia é abrir a sua própria Clínica. No entanto, os cursos preparam os Dentistas para o atendimento ao Cliente, e dificilmente esses profissionais recebem instruções acerca da gestão de consultório Odontológico.
Assim, temos excelentes profissionais da área de Odontologia, mas com grandes dúvidas sobre como gerenciar seu consultório e manter a competitividade no mercado. Por isso, é preciso buscar informações e capacitação para vencer os desafios que vão surgir.
Para ajudar nesta tarefa, preparamos este material com 10 dicas fundamentais para você fazer a gestão do seu consultório Odontológico sem erros nem dificuldades. Acompanhe!
Dicas para gerenciar seu consultório
Como a Clínica Odontológica também é uma empresa, as estratégias de gestão que devem ser adotadas não são muito diferentes daquelas aplicadas em negócios de outros setores. Veja a seguir.
1. Estabeleça processos otimizados e simplificados
A complexidade das rotinas e processos não indica que a gestão do consultório Odontológico tenha uma alta qualidade. Na verdade, é o contrário.
Quando criamos etapas em excesso, complicamos o trabalho da equipe, aumentamos a probabilidade de erros e dificultamos a gestão. Portanto, analise a rotina do seu consultório e estabeleça processos mais simples e otimizados, eliminando burocracia e etapas desnecessárias.
2. Adote a tecnologia para organizar a agenda e gerenciar o tempo
Os atrasos são um problema muito comum nas Clínicas e consultórios Odontológicos, e por consequência geram insatisfação no Cliente e demonstram falta de profissionalismo. Portanto, é preciso organizar a agenda e saber gerenciar muito bem o tempo para evitar as demoras e garantir mais produtividade.
A tecnologia é a sua grande aliada aqui. Adote um sistema para manter a organização da agenda, com datas e horários bem claros, e que também faça o cálculo automático do tempo necessário para cada Cliente de acordo com o tratamento que será feito. Assim é possível organizar os horários das próximas consultas com mais precisão.
3. Invista em qualidade do atendimento
A maioria das pessoas se sente desconfortável por ter que ir ao Dentista, então, é muito importante trabalhar o acolhimento para minimizar a ansiedade, o estresse e promover a humanização.
Treine sua equipe para bem atender e recepcionar o Cliente desde o primeiro contato. Faça com que essas pessoas se sintam confortáveis, demonstrando atenção e interesse em solucionar seus problemas. Coloque o ser humano no centro da atenção, lembrando que Clientes não são números.
4. Elabore estratégias de marketing digital
Empresas de todos os setores estão migrando para o mundo digital devido às novas tendências de comportamento do consumidor. As pessoas estão na internet, e o seu consultório precisa estar lá também.
Elabore estratégias de marketing digital para se aproximar ainda mais do seu público e fortalecer o seu nome e marca no mercado. A presença digital faz com que o seu consultório seja parte do dia a dia dos Clientes, estreita as relações com eles e traz credibilidade.
5. Utilize um software de relacionamento e gestão
Evite utilizar métodos tradicionais para fazer a gestão de consultório Odontológico. Aproveite as ferramentas tecnológicas para reduzir ao máximo os processos e tarefas manuais. Lembrando que o software de gestão também ajuda a manter um bom relacionamento com o público.
Ele centraliza as informações das pessoas no mesmo sistema, facilitando a identificação de cada Cliente, do seu histórico e a contribui para a segmentação dessas pessoas. Com esses dados e informações é possível gerar relatórios que vão favorecer suas ações futuras de marketing digital e de marketing de relacionamento.
6. Realize um bom controle financeiro
Um erro muito comum na gestão de consultório Odontológico e também de empresas menores é a falta de controle das finanças. Geralmente, as pessoais e as do negócio ficam misturadas, o que dificulta muito ter uma visão real da situação da empresa.
Procure separar as suas finanças e as do consultório para evitar erros nos cálculos. Utilize programas para o controle no dia a dia e conte com o suporte de escritório de contabilidade para cuidar das questões mais complexas, descentralizando as tarefas para não sobrecarregar o gestor.
7. Faça pesquisas e utilize dados para tomar melhores decisões
Um dos objetivos de realizar uma boa gestão de consultório Odontológico é melhorar o atendimento ao Cliente. Por isso, você precisa saber qual é a impressão que essas pessoas têm dos serviços prestados.
Faça pesquisas de satisfação para colher dados e informações que vão apontar onde estão os aspectos fortes e fracos do seu consultório. Com base nestas opiniões, fica mais fácil tomar decisões para direcionar esforços e investimentos nos aspectos que precisam ser melhorados, a fim de garantir uma boa experiência para o público.
8. Mantenha um bom controle de estoque
Não se esqueça de que o estoque do seu consultório Odontológico também é um investimento, logo, ele precisa ser bem gerenciado. Os erros e a desorganização podem fazer com que produtos e materiais sejam perdidos devido a danos ou prazo de validade. E ainda, podem fazer com que você adquira produtos que não está precisando e tenha falta de outros.
Também existem sistemas que ajudam a fazer esse controle de estoque de uma forma precisa e eficaz. Lembrando que é importante calcular os itens mais utilizados no dia a dia para que as novas aquisições sejam feitas com proporcionalidade.
9. Faça o treinamento da equipe
O Dentista não trabalha sozinho. Ele está cercado por uma equipe de profissionais, e essas pessoas precisam realizar suas funções mantendo o padrão de atendimento estabelecido.
Portanto, uma boa gestão de consultório Odontológico também envolve o treinamento da equipe para que ela esteja pronta para enfrentar diferentes situações no dia a dia. Também para que não seja necessário que todo e qualquer problema seja encaminhado para a gerência, garantindo mais autonomia para esses profissionais tomarem decisões.
10. Aprimore suas próprias habilidades de gestão
As habilidades de gestão envolvem tanto conhecimento técnico a respeito de métodos, estratégias e ferramentas, quanto o desenvolvimento de soft skills, como liderança, inteligência emocional, organização e boa comunicação. Elas complementam suas competências para interagir com Clientes, equipe, fornecedores e parceiros.
A conversão do consultório facilita a gestão?
Converter o consultório em uma Franquia Odontológica é uma boa alternativa para facilitar a gestão. Isso porque as Franqueadoras oferecem suporte para a melhor tomada de decisões diante de problemas e desafios que surgem no dia a dia.
Além disso, a Franquia é um modelo de negócio pronto que já tem os seus próprios padrões estabelecidos. Basta seguir essa padronização para ter sucesso, uma vez que ela envolve métodos, ações e estratégias pensados por especialistas e que comprovadamente funcionam.
As Franqueadoras também costumam fazer treinamentos constantes, disponibilizam materiais para consulta, pesquisa e compartilham o seu know-how. Tudo isso facilita ainda mais para vencer os desafios do mercado.
Fazer a gestão de consultório Odontológico requer pensar em diversos detalhes, e isso exige capacitação e conhecimento atualizado. Migrar para o modelo de Franquia é uma boa alternativa para receber suporte nessa trajetória, evitar erros e elevar a qualidade dos serviços. Assim, você terá a satisfação do público e o sucesso da Clínica.
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